Arzneimittel sind umsatzsteuerlich Regelsatz, nicht Ermäßigung
Die Offizin führt Waren aus beiden Steuersätzen nebeneinander, und die Zuordnung folgt nicht der Verschreibungspflicht. Arzneimittel unterliegen dem Regelsteuersatz von 19 Prozent, weil sie in der Anlage 2 zum Umsatzsteuergesetz nicht genannt sind – auch dann, wenn sie auf Kassenrezept abgegeben und von der gesetzlichen Krankenversicherung erstattet werden. Mit 7 Prozent werden dagegen die dort aufgeführten Gruppen abgerechnet: Lebensmittel und Diätetika, Tees und Gewürze, sowie nach Nummer 52 Körperersatzstücke, orthopädische Vorrichtungen und Schwerhörigengeräte.
In der Praxis entscheidet sich das am einzelnen Artikel und wird über die Warenwirtschaft gesteuert. Fehler entstehen dort, wo Artikel neu angelegt oder Sortimente umgestellt werden – ein falsch hinterlegter Steuerschlüssel wirkt sich auf jeden Verkauf aus, bis er auffällt. Weil die Kassendaten unverändert in die Buchführung übernommen werden, wird der Fehler nicht in der Buchhaltung sichtbar, sondern erst in der Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Wir gleichen die Steuerschlüssel deshalb bei der Einrichtung ab und stichprobenweise im laufenden Jahr.
Das Fremd- und Mehrbesitzverbot legt die Rechtsform fest
Eine Apotheke darf nur betreiben, wer approbiert ist und sie persönlich in eigener Verantwortung führt (§ 7 ApoG). Die Erlaubnis wird an natürliche Personen und an Personengesellschaften erteilt, deren Gesellschafter sämtlich Apotheker sind; Kapitalgesellschaften und Kommanditgesellschaften scheiden aus (§ 8 ApoG). Neben der Hauptapotheke sind bis zu drei Filialen zulässig, und nur im selben Kreis oder einer benachbarten Gemeinde (§ 2 Abs. 4 ApoG).
Steuerlich bedeutet das: Der Gewinn ist stets Einkünfte aus Gewerbebetrieb und unterliegt in voller Höhe der Einkommensteuer, gegebenenfalls mit dem Spitzensteuersatz. Die Gestaltungsmöglichkeit der Kapitalgesellschaft – Gewinne im Unternehmen zu belassen und dort mit rund 30 Prozent zu versteuern – besteht nicht. Was bleibt, ist die Thesaurierungsbegünstigung nach § 34a EStG mit einem Steuersatz von 28,25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag auf nicht entnommene Gewinne; sie lohnt sich, wenn Gewinne dauerhaft im Betrieb bleiben, und wird bei späterer Entnahme mit 25 Prozent nachversteuert. Wir rechnen das durch, bevor sie beantragt wird.
Die Rezeptabrechnung entscheidet über den Zeitpunkt und die Höhe
Verordnungen werden über Apothekenrechenzentren abgerechnet, die den Betrag üblicherweise binnen weniger Tage bevorschussen und die Forderung gegenüber der Krankenkasse geltend machen. Umsatzsteuerlich entsteht die Steuer bei der Sollversteuerung mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Abgabe, nicht erst mit dem Zahlungseingang. Kürzt die Kasse später – die Retaxation – mindert das das Entgelt; die Umsatzsteuer ist im Zeitraum der Kürzung zu berichtigen (§ 17 Abs. 1 UStG).
Für bilanzierende Apotheken kommt die Frage der Rückstellung hinzu. Ist am Bilanzstichtag absehbar, dass Verordnungen beanstandet werden, ist der zu erwartende Betrag zurückzustellen; bereits ausgesprochene, aber bestrittene Retaxationen gehören ebenfalls dazu. Das ist keine Formalie: Bei Hochpreisern und Zytostatika-Rezepturen erreichen einzelne Nullretaxationen fünfstellige Beträge. Wir führen die offenen Fälle deshalb als eigene Position und nicht als Sammelposten im Warenkonto.
Kassenführung: Einzelaufzeichnung, Sicherheitseinrichtung, Meldung
Die Kassenführung der Apotheke unterliegt der Einzelaufzeichnungspflicht; jeder Geschäftsvorfall ist einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen (§ 146 AO). Elektronische Kassensysteme brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die jede Buchung protokolliert und unveränderbar speichert (§ 146a AO). Seit dem 1. Januar 2025 sind die Systeme dem Finanzamt elektronisch zu melden, neu angeschaffte innerhalb eines Monats (§ 146a Abs. 4 AO).
Die Prüfung erfolgt ohne Ankündigung. Bei der Kassen-Nachschau (§ 146b AO) kann die Finanzverwaltung während der Geschäftszeiten die Kasse einsehen, einen Kassensturz verlangen und in die Verfahrensdokumentation blicken; ohne diese Dokumentation fehlt der Nachweis, wie die Daten entstehen und wo sie bleiben. Werden die Aufzeichnungen verworfen, folgt die Schätzung nach § 162 AO – bei einer Apotheke mit hohem Bargeldanteil eine spürbare Größenordnung. Der Aufbau der Verfahrensdokumentation gehört deshalb zur Einrichtung der Kasse, nicht zur Nacharbeit.
Einkaufskonditionen wirken auf Vorsteuer und Warenbestand
Skonti, Rabatte und Bonusvereinbarungen mit dem Großhandel mindern das Entgelt der Lieferung. Die abziehbare Vorsteuer ist entsprechend zu berichtigen, und zwar in dem Voranmeldungszeitraum, in dem sich die Bemessungsgrundlage geändert hat (§ 17 Abs. 1 Satz 2 UStG). Bei Jahresboni fällt das in den Zeitraum der Gutschrift, bei Skonto in den der Zahlung. Wer die Vorsteuer aus der ursprünglichen Rechnung stehen lässt, zieht dauerhaft zu viel ab.
Ertragsteuerlich schlagen dieselben Konditionen auf die Bewertung des Warenlagers durch: Vorräte sind mit den Anschaffungskosten anzusetzen, und dazu gehören Rabatte und Skonti als Minderung (§ 6 Abs. 1 Nr. 2 EStG). Bei einem Apothekenlager im sechsstelligen Bereich ist das keine Rundungsgröße. Weil die Warenwirtschaft die Konditionen ohnehin führt, lässt sich beides aus derselben Quelle ableiten – vorausgesetzt, die Schnittstelle in die Buchführung überträgt sie und nicht nur den Rechnungsbetrag.
Die Übergabe braucht einen längeren Vorlauf als andere Betriebe
Beim Verkauf einer Apotheke greifen dieselben Begünstigungen wie bei anderen Gewerbebetrieben: der Freibetrag von 45.000 Euro ab dem vollendeten 55. Lebensjahr, gekürzt oberhalb eines Gewinns von 136.000 Euro (§ 16 Abs. 4 EStG), und wahlweise der ermäßigte Steuersatz von 56 Prozent des durchschnittlichen Steuersatzes, mindestens 14 Prozent (§ 34 Abs. 3 EStG). Beide werden im Leben nur einmal gewährt.
Die Besonderheit liegt woanders. Die Erlaubnis ist personengebunden und nicht übertragbar – die übernehmende Person braucht eine eigene, und ohne sie steht der Betrieb. Der Kaufpreis verteilt sich auf Warenlager, Einrichtung und den ideellen Wert, und diese Aufteilung bestimmt die Abschreibung auf der Erwerberseite ebenso wie die Höhe des begünstigten Gewinns auf der Veräußererseite. Bei mehreren Filialen kommt hinzu, ob einzeln oder im Ganzen übergeben wird; die Begünstigung setzt voraus, dass alle wesentlichen Betriebsgrundlagen in einem Vorgang übertragen werden. Diese Fragen sind zwei bis drei Jahre vorher zu klären, nicht im Übergabejahr.
