Welche Systeme lassen sich anbinden?
Angebunden wird, was einen Export oder eine Schnittstelle anbietet – in der Praxis sind das Pflegesoftware wie MEDIFOX DAN, Kassen- und Zahlungssysteme wie SumUp, kaufmännische Programme wie Sage oder lexoffice sowie Zahlungsdienstleister wie PayPal und Stripe. Für die verbreiteten Systeme gibt es fertige Wege in die Buchhaltung. Bei allem anderen entscheidet nicht der Name des Programms, sondern die Frage, ob es einen strukturierten Export liefert.
Was, wenn es für unsere Software keine fertige Schnittstelle gibt?
Dann wird eine gebaut, meist als Umsetzung des vorhandenen Exports in ein buchbares Format. Das ist Aufwand, aber überschaubarer Aufwand, und er fällt einmal an. Wir sehen uns vorher an, welche Felder Ihr System liefert und welche für die Buchung fehlen – etwa Steuerschlüssel oder Kostenstellen. Ein Systemwechsel ist selten die Antwort; er ist teurer als die Brücke und kostet Ihre Beschäftigten Einarbeitung.
Wie oft werden die Daten übertragen, und wer prüft sie?
Meist monatlich zum Buchungslauf, bei hohem Belegaufkommen auch wöchentlich oder täglich. Geprüft wird auf beiden Seiten: Ihr System liefert eine Summe, unsere Verarbeitung meldet die verbuchte Summe zurück. Stimmen die beiden nicht überein, wird die Übertragung nicht gebucht, sondern geklärt. Diese Abstimmung ist der Kern – ohne sie ist eine Schnittstelle nur eine schnellere Art, Fehler zu übertragen.
Müssen wir unser Kassensystem umstellen?
Das hängt vom System ab, nicht von der Schnittstelle. Wer eine elektronische Kasse einsetzt, braucht seit 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (§ 146a AO); jede Kasse ist zudem dem Finanzamt zu melden. Erfüllt Ihre Kasse das, bleibt sie. Erfüllt sie es nicht, ist das ohnehin zu ändern – dann verbinden wir beides und stellen sicher, dass die Einzelaufzeichnungen den Weg in die Buchhaltung finden.
Wer merkt es, wenn eine Übertragung fehlschlägt?
Wir, und zwar bevor gebucht wird. Jede Übertragung wird protokolliert, ausbleibende oder unvollständige Läufe fallen in der Abstimmung auf. Das ist kein Nebenaspekt: Eine Buchführung, in der Zeiträume fehlen, ist formell nicht ordnungsmäßig, und die Prüfung darf dann schätzen (§ 162 AO). Die Protokolle gehören deshalb in die Verfahrensdokumentation – sie sind der Nachweis, dass die Kette vollständig ist.
Wie werden PayPal, SumUp und andere Zahlungsdienstleister verbucht?
Über ein eigenes Geldkonto je Dienstleister, nicht als Sammelbuchung auf dem Bankkonto. Nur so bleiben Umsatz, einbehaltene Gebühr und Auszahlung getrennt nachvollziehbar. Das ist auch umsatzsteuerlich relevant: Die Gebühren sind Aufwand, und der Umsatz bemisst sich am Bruttobetrag vor Abzug, nicht an dem, was auf dem Bankkonto ankommt. Wird das zusammengeworfen, stimmen weder Erlöse noch Vorsteuer.