Der Maßstab heißt Nachvollziehbarkeit, nicht Papierlosigkeit
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form – kurz GoBD – verlangen nichts anderes, als was für Papier immer galt: Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet festgehalten sein, und eine sachverständige dritte Person muss ihn in angemessener Zeit nachvollziehen können (§ 145 Abs. 1, § 146 Abs. 1 AO). Digitale Verfahren erfüllen das leichter als ein Ordner, weil jede Änderung protokolliert wird.
Der entscheidende Punkt ist die Unveränderbarkeit. Eine Buchung darf nachträglich nicht so überschrieben werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Ein Tabellenblatt erfüllt das nicht, ein Buchhaltungssystem mit Festschreibung schon. Wer Belege in einem Cloudordner sammelt und dort umbenennt, hat keine digitale Buchführung, sondern eine digitale Ablage – der Unterschied fällt spätestens in der Betriebsprüfung auf.
Papier darf vernichtet werden – wenn das Verfahren beschrieben ist
Belege dürfen als Bild aufbewahrt werden, wenn die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt und während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar bleibt (§ 147 Abs. 2 AO). Das ist das sogenannte ersetzende Scannen. Danach darf das Papier weg – mit Ausnahme der Unterlagen, die im Original aufzubewahren sind, etwa Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Zollbelege.
Die Bedingung steht nicht im Scanner, sondern auf dem Papier daneben: Der Ablauf ist zu beschreiben – wer scannt, wann, mit welchem Gerät, wie wird die Vollständigkeit geprüft, wer gibt frei, wann wird das Original vernichtet. Ohne diese Verfahrensdokumentation ist das ersetzende Scannen angreifbar, und die Prüfung kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung insgesamt in Frage stellen. Wir halten den Ablauf deshalb vor der ersten Vernichtung schriftlich fest.
Erst der Belegweg, dann die Software
Die häufigste Fehlinvestition bei der Umstellung ist ein Programm, das gekauft wird, bevor jemand aufgeschrieben hat, welchen Weg ein Beleg im Betrieb nimmt. Am Anfang steht deshalb eine Bestandsaufnahme: Welche Belegarten fallen an, wo entstehen sie, wer prüft sie sachlich, wer gibt sie frei, wie werden sie bezahlt, wann kommen sie in die Buchhaltung. Erst wenn das steht, lässt sich beurteilen, welches Werkzeug passt – und ob das vorhandene vielleicht schon genügt.
In der Regel bleibt die Branchensoftware, in der Ihre Beschäftigten zu Hause sind. Angebunden wird sie über eine Schnittstelle, die Belege laufen über DATEV Unternehmen online, und für den Rechnungsausgang stellt sich die Frage der E-Rechnung. Ein Systemwechsel ist die Ausnahme und braucht einen Grund, der über die Buchhaltung hinausgeht.
Was die Umstellung kostet – und woran sie sich rechnet
Die laufenden Kosten sind überschaubar: Die Belegplattform rechnet nach Volumen ab, ein Dokumentenscanner liegt im dreistelligen Bereich, Schnittstellen fallen einmalig an. Der eigentliche Aufwand ist Zeit – die Bestandsaufnahme, das Einrichten der Freigabewege und die ersten beiden Monate, in denen der alte und der neue Weg nebeneinanderlaufen.
Der Nutzen zeigt sich an drei Stellen. Die Zahlen stehen kurz nach Monatsende bereit statt sechs Wochen später, was Anpassungen der Vorauszahlungen überhaupt erst möglich macht (§ 37 Abs. 3 EStG). Belege gehen nicht mehr verloren, und die Suche nach einem einzelnen Beleg dauert Sekunden statt einer halben Stunde. Und in der Betriebsprüfung liegt der Datenzugriff bereit, statt dass Ordner herangeschafft werden – das verkürzt die Prüfung spürbar.
