Was ist DATEV Unternehmen online, und was ändert sich für unsere Buchhaltung?
Unternehmen online ist die Belegplattform zwischen Ihrem Betrieb und der Kanzlei. Sie erfassen Belege dort einmal – über Scanner, App oder als E-Rechnung – und wir buchen daraus, ohne dass Papier hin- und hergeht. Für Sie ändert sich vor allem der Zeitpunkt: Die Zahlen stehen kurz nach Monatsende bereit statt Wochen später. Die Belege bleiben dabei revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum abgelegt, was zugleich die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO erfüllt.
Brauchen wir eigene Lizenzen, oder läuft das über die Kanzlei?
Der Zugang läuft über uns. Wir richten die Mandantenumgebung ein, legen die Zugänge für Ihre Beschäftigten an und vergeben die Rechte – wer nur Belege einreicht, sieht keine Auswertungen. Eine eigene DATEV-Mitgliedschaft brauchen Sie dafür nicht. Die Nutzungsgebühr rechnen wir mit Ihnen ab, sie richtet sich nach dem tatsächlichen Belegvolumen.
Wie kommen die Belege zu Ihnen – Scanner, App oder E-Mail?
Alle drei Wege funktionieren, und sie lassen sich mischen. Eingangsrechnungen kommen meist per E-Mail an ein eigenes Postfach, das die Belege automatisch einliest. Papier wird gescannt, unterwegs genügt die Foto-App. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD landen als strukturierter Datensatz direkt in der Verarbeitung. Welcher Weg für welche Belegart sinnvoll ist, legen wir beim Einrichten gemeinsam fest und halten es in der Verfahrensdokumentation fest.
Lohnt sich DATEV Arbeitnehmer online auch bei wenigen Beschäftigten?
Meist ja, weil der Nutzen nicht am Umfang hängt. Ihre Beschäftigten sehen Lohnabrechnung und Lohnsteuerbescheinigung selbst ein, statt sie im Umschlag zu bekommen; Sie sparen Druck, Kuvertierung und Nachfragen. Ab etwa fünf Personen trägt sich das erfahrungsgemäß schon. Wer die Abrechnung lieber auf Papier möchte, kann das weiterhin bekommen – die Umstellung ist keine Alles-oder-nichts-Entscheidung.
Können wir jederzeit selbst auf unsere Zahlen sehen?
Ja. Über die Auswertungen in Unternehmen online sehen Sie die betriebswirtschaftliche Auswertung, die offenen Posten und die Kontenentwicklung, sobald gebucht ist. Wer welche Auswertung sieht, bestimmen Sie über die Rechtevergabe. Das ist mehr als Bequemlichkeit: Wer seine Zahlen unterjährig kennt, kann rechtzeitig die Anpassung der Vorauszahlungen beantragen, statt am Jahresende überrascht zu werden (§ 37 Abs. 3 EStG).
Was passiert mit unseren Daten, wenn das Mandat endet?
Die Daten gehören Ihnen. Bei Beendigung erhalten Sie den Bestand in einem auswertbaren Format – Buchungsdaten, Stammdaten, Anlagenverzeichnis und die abgelegten Belege. Eine Nachfolgekanzlei kann daraus ohne Bruch weiterarbeiten, auch wenn sie nicht mit DATEV arbeitet. Unsere eigenen Handakten bewahren wir zehn Jahre auf, wie es das Berufsrecht verlangt (§ 66 Abs. 1 StBerG).
