Die Buchführung richtet sich nach der PBV, nicht nach der Rechtsform
Für zugelassene Pflegeeinrichtungen gilt die Pflege-Buchführungsverordnung, und zwar unabhängig von der Rechtsform und unabhängig davon, ob die Einrichtung Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs ist (§ 1 Abs. 1 PBV). Das ist der Punkt, der regelmäßig überrascht: Ein Pflegedienst als Einzelunternehmen, der handelsrechtlich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung führen dürfte, ist nach der PBV zur kaufmännischen doppelten Buchführung verpflichtet (§ 3 Abs. 1 PBV). Die Konten sind nach dem Kontenrahmen der Anlage 4 einzurichten; wer einen anderen Kontenplan nutzt, muss ein ordnungsmäßiges Überleitungsverfahren zur Umschlüsselung vorhalten (§ 3 Abs. 2 PBV).
Der Jahresabschluss folgt eigenen Gliederungen: Bilanz nach Anlage 1, Gewinn- und Verlustrechnung nach Anlage 2, dazu Anhang sowie Anlagen- und Fördernachweis nach den Anlagen 3a und 3b. Aufzustellen ist er innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres (§ 4 PBV) – für Einzelunternehmen und Personengesellschaften eine feste Frist dort, wo das Handelsrecht nur eine dem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechende Zeit verlangt (§ 243 Abs. 3 HGB). Kapitalgesellschaften haben daneben ein Wahlrecht, ihren Jahresabschluss nach den für sie geltenden handelsrechtlichen Vorschriften aufzustellen, festzustellen und offenzulegen (§ 8 PBV). Hinzu kommt die Kosten- und Leistungsrechnung nach § 7 PBV. Verstöße gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden (§ 10 PBV).
Kleinere Einrichtungen sind ausgenommen. Kraft Verordnung befreit sind Pflegedienste mit bis zu sechs Vollzeitkräften, teilstationäre Einrichtungen und Kurzzeitpflege mit bis zu acht Pflegeplätzen sowie vollstationäre Einrichtungen mit bis zu zwanzig Plätzen; maßgeblich sind die Durchschnittswerte des abgelaufenen Geschäftsjahres. Die Befreiung entfällt allerdings, sobald die Umsätze aus dem Versorgungsauftrag nach SGB XI ohne Investitionsaufwendungen bei Pflegediensten 250.000 Euro und bei Pflegeheimen 500.000 Euro im abgelaufenen Geschäftsjahr übersteigen. Für die nächste Größenstufe – Pflegedienste mit sieben bis zehn Vollzeitkräften – ist eine Befreiung auf Antrag möglich (§ 9 PBV). Wer befreit ist, führt eine vereinfachte Einnahmen- und Ausgabenrechnung, die den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht.
Die Umsatzsteuerbefreiung endet dort, wo die Zulassung endet
Befreit sind die eng mit der Betreuung und Pflege verbundenen Leistungen von Einrichtungen, mit denen entsprechende Verträge nach dem Sozialgesetzbuch bestehen (§ 4 Nr. 16 UStG). Der zweite Satz der Vorschrift zieht die Grenze: Befreit ist nur, was seiner Art nach von der Zulassung oder dem Vertrag erfasst ist. Grundpflege und hauswirtschaftliche Versorgung fallen darunter, weil sie Gegenstand des Versorgungsvertrags sind.
Außerhalb stehen Leistungen, die der Betrieb zusätzlich anbietet: Fahrdienste ohne Pflegebezug, Menüservice, der Verkauf von Pflegehilfsmitteln, Verwaltungs- und Abrechnungsleistungen für andere Träger, die Vermietung von Räumen. Diese Umsätze sind umsatzsteuerpflichtig, meist zum Regelsteuersatz von 19 Prozent, beim Menüservice unter Umständen zu 7 Prozent. Damit bestehen im selben Betrieb zwei Umsatzbereiche, und das ist keine Formalie – es entscheidet über den Vorsteuerabzug.
Was aus der Befreiung folgt: die Vorsteuer ist aufzuteilen
Wer steuerfreie Umsätze ausführt, kann die darauf entfallende Vorsteuer nicht abziehen. Für Eingangsleistungen, die beiden Bereichen dienen – Miete, Fahrzeuge, Telefon, EDV, Verwaltung, Steuerberatung –, ist ein sachgerechter Schlüssel zu bilden (§ 15 Abs. 4 UStG). In der Pflege wird meist nach Umsatzanteilen aufgeteilt; je nach Sachverhalt sind Flächen-, Zeit- oder Fahrzeugschlüssel sachgerechter.
Entscheidend ist der Zeitpunkt. Wird der Schlüssel erst bei der Umsatzsteuer-Sonderprüfung gebildet, betrifft die Korrektur rückwirkend mehrere Jahre, und auf die Nachforderung entstehen Zinsen von 0,15 Prozent je Monat, gerechnet ab dem 15. Monat nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 233a AO). Wir legen den Schlüssel deshalb zu Beginn fest, dokumentieren die Begründung und prüfen ihn jährlich – ändert sich das Leistungsangebot, ändert sich der Schlüssel mit.
Die Gewerbesteuerbefreiung hängt an einer Quote, nicht an der Rechtsform
Einrichtungen zur ambulanten Pflege sind von der Gewerbesteuer befreit, wenn im Vorjahr die Pflegekosten in mindestens 40 Prozent der Fälle von den gesetzlichen Trägern der Sozialversicherung oder Sozialhilfe getragen wurden (§ 3 Nr. 20 Buchst. e GewStG). Für Tagespflegen greift die Befreiung über die Regelung für Einrichtungen zur vorübergehenden Aufnahme pflegebedürftiger Personen. Die Rechtsform spielt keine Rolle – die GmbH ist ebenso befreit wie das Einzelunternehmen.
Zwei Punkte werden dabei regelmäßig übersehen. Erstens ist die Quote jedes Jahr aufs Neue nachzuweisen; ein Betrieb, der stark in den Selbstzahlerbereich wächst, kann die Befreiung verlieren, ohne es zu bemerken. Zweitens erfasst sie nur den Teil des Gewerbeertrags, der auf die begünstigte Tätigkeit entfällt. Erträge aus Menüservice, Hilfsmittelverkauf oder der Vermietung an Dritte bleiben gewerbesteuerpflichtig und sind entsprechend abzugrenzen.
Investitionskosten und die Immobilie hinter der Tagespflege
Aufwendungen für Herstellung, Anschaffung und Instandsetzung der Gebäude und Anlagen, die nicht über die Pflegevergütung gedeckt sind, können den Pflegebedürftigen gesondert berechnet werden (§ 82 Abs. 3 und 4 SGB XI). Buchhalterisch sind sie ein eigener Erlösbereich und gehören getrennt erfasst; umsatzsteuerlich folgen sie der Leistung, an die sie anknüpfen.
Gehört zur Tagespflege eine eigene Immobilie, stellt sich die Frage der Struktur. Wird sie im Betriebsvermögen gehalten, ist sie bei einer späteren Übertragung oder Betriebsaufgabe mit ihren stillen Reserven im Feuer. Eine separate Objektgesellschaft trennt das, schafft aber eine Betriebsaufspaltung mit eigenen Folgen. Für vermögensverwaltende Immobiliengesellschaften kommt die erweiterte Kürzung nach § 9 Nr. 1 Satz 2 GewStG in Betracht – sie entfällt allerdings, sobald eine schädliche Nebentätigkeit hinzutritt. Das gehört an den Anfang einer Investition, nicht in die Verhandlung über den Verkauf.
Tarifbindung setzt die Kosten – die Vorauszahlungen laufen hinterher
Seit dem 1. September 2022 werden nur noch Pflegeeinrichtungen zugelassen, die ihre Pflege- und Betreuungskräfte nach Tarif oder mindestens in Tarifhöhe entlohnen (§ 72 Abs. 3a SGB XI). Bei Personalkostenquoten über 70 Prozent ist damit der größte Kostenblock weitgehend gesetzt, während die Refinanzierung erst über die nächste Pflegesatzverhandlung nachzieht. Zwischen Kostensprung und Vergütungsanpassung liegen regelmäßig mehrere Monate.
Steuerlich hat das eine unmittelbare Folge, die sich beheben lässt. Die Einkommensteuer-Vorauszahlungen bemessen sich zunächst nach der letzten Veranlagung – also nach einem Jahr, das mit dem laufenden wenig zu tun hat. Das Finanzamt kann sie an das voraussichtlich zu erwartende Ergebnis anpassen, für ein abgelaufenes Jahr noch bis zum Ablauf des 15. Kalendermonats danach (§ 37 Abs. 3 EStG). Wer seine Zahlen unterjährig kennt, stellt den Antrag, sobald sich die Entwicklung abzeichnet, statt Liquidität zu binden, die im Betrieb gebraucht wird.
