Ohne ordnungsgemäße Rechnung kein Vorsteuerabzug
Die Umsatzsteuer aus einer Eingangsrechnung ist nur abziehbar, wenn eine nach den §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung vorliegt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Sobald die ausstellende Seite zur E-Rechnung verpflichtet ist, erfüllt ein einfaches PDF diese Anforderung nicht mehr – es ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung, also das Bild einer Rechnung. Die Finanzverwaltung lässt den Vorsteuerabzug daraus grundsätzlich nicht zu.
Die Größenordnung ergibt sich aus dem eigenen Belegvolumen. Bei 100.000 Euro Eingangsrechnungen im Monat und dem Regelsteuersatz von 19 Prozent sind rund 19.000 Euro betroffen. Fällt das erst in der Umsatzsteuer-Sonderprüfung auf, betrifft es nicht einen Monat, sondern den gesamten geprüften Zeitraum – dann steht die Erstattung mehrerer Voranmeldungen zur Disposition, während die Beträge längst an die liefernde Seite gezahlt sind. Der Fehler liegt dabei nicht bei der empfangenden Seite; die Folge trägt sie trotzdem, bis eine korrekte Rechnung vorliegt.
Wer nicht ordnungsgemäß abrechnet, wird später bezahlt
Auf der Ausgangsseite kehrt sich derselbe Mechanismus um. Der Anspruch auf das Entgelt besteht auch ohne ordnungsgemäße Rechnung, aber die zahlende Seite kann die Leistung zurückhalten, bis sie eine erhält (§ 273 BGB) – und sie hat allen Grund dazu, weil ihr eigener Vorsteuerabzug daran hängt. In Unternehmen mit automatisierter Eingangsverarbeitung entscheidet darüber niemand mehr im Einzelfall: Was die Software nicht einlesen kann, läuft in den Rückläufer.
Praktisch verschiebt sich damit der gesamte Zahlungslauf. Die Rechnung wird abgewiesen, korrigiert, neu eingereicht und beginnt ihre Prüf- und Zahlungsfrist von vorn; Skontofristen laufen in aller Regel erst ab der berichtigten Rechnung. Aus 30 Tagen Zahlungsziel werden so schnell 60 oder 75. Für einen Betrieb, der monatlich abrechnet und dessen Personal- und Materialkosten unverändert weiterlaufen, ist das ein Ausfall von ein bis zwei Monatsumsätzen an Liquidität – vorübergehend, aber genau in dem Zeitraum, in dem die Umstellung ohnehin Kraft kostet.
Berichtigen ist möglich – die Rückwirkung hängt an vier Angaben
Eine fehlerhafte Rechnung kann berichtigt werden; dafür genügt die Übermittlung der fehlenden oder korrigierten Angaben unter Bezug auf die ursprüngliche Rechnung (§ 31 Abs. 5 UStDV). Entscheidend ist, ob die Berichtigung zurückwirkt. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesfinanzhofs tut sie das, wenn das erste Dokument bereits Angaben zur ausstellenden und zur empfangenden Person, eine Leistungsbeschreibung, das Entgelt und die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer enthielt. Dann bleibt der Vorsteuerabzug im ursprünglichen Voranmeldungszeitraum bestehen.
Fehlt eine dieser Angaben, gibt es nichts zu berichtigen – die Rechnung gilt als erstmals ausgestellt, und der Abzug greift erst im Zeitraum, in dem sie vorliegt. Die Differenz ist reine Zinsfrage: Auf Steuernachforderungen entstehen nach § 233a AO Zinsen von 0,15 Prozent je Monat, also 1,8 Prozent im Jahr, gerechnet ab dem 15. Monat nach Ablauf des Kalenderjahres. Wer die Eingangsrechnungen zeitnah prüft, hält die Berichtigung im laufenden Voranmeldungszeitraum und braucht diese Rechnung nicht aufzumachen.
Die Ausstellungspflicht hat eine eigene Frist und eine eigene Sanktion
Über Leistungen an andere Unternehmen ist innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung abzurechnen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Wird die Rechnung nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig ausgestellt, ist das eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann (§ 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG). Für die Umsatzsteuer selbst ändert das nichts: Sie entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Leistung, unabhängig davon, ob und wie abgerechnet wurde.
Das ist der Punkt, an dem die beiden Stränge zusammenlaufen. Die Umsatzsteuer auf den eigenen Umsatz ist abzuführen, während die Zahlung der Kundschaft aussteht, weil die Rechnung nicht verarbeitet werden konnte. Bei Sollversteuerung – also der Regel für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz – kommt die Steuer damit vor dem Geld. Deshalb ist die Umstellung der Ausgangsseite keine Formsache, sondern eine Frage der Zahlungsfähigkeit in den ersten Monaten nach der Frist.
Was die Umstellung vorher klären muss
Die häufigsten Rückläufer entstehen nicht am Format, sondern an den Stammdaten: fehlende oder falsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, unvollständige Anschrift, fehlende Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern, uneinheitliche Artikel- und Einheitenbezeichnungen. Ein Datensatz, der die Validierung nach EN 16931 nicht besteht, wird abgewiesen, bevor eine Person ihn zu Gesicht bekommt.
Deshalb steht am Anfang die Bestandsaufnahme und nicht der Softwarekauf: Welche Programme schreiben heute Rechnungen, welches Format können sie erzeugen, wie kommt der Datensatz in die Buchhaltung, wo wird das strukturierte Original aufbewahrt. Der Ablauf gehört anschließend in die Verfahrensdokumentation, weil in der Prüfung sonst der Nachweis fehlt, dass der Rechnungsweg unverändert und vollständig ist.
